Projektledning och förändringskommunikation

Stötta och leda ett omfattande förändringsarbete

Kommunen stod inför en omfattande omställning gällande vård och omsorg i hemmet för att möta framtidens behov och krav.  Omställningen berörde både medborgare och medarbetare då det kom in nya utförare och många rutiner och arbetssätt förändrades.

Propia var övergripande projektledare för att samordna projektets sju delprojekt (IT, ekonomi, HR, lokaler, trygghetsboenden, hälso- och sjukvård och kommunikation) samt stötta organisationens chefer, projektledare och medarbetare i förändringen.

Struktur och engagemang

I den inledande fasen sattes en projektstruktur och införandeplan upp med agila metoder för att få till ett flexibelt, effektivt och involverande arbete, bland annat täta projektavstämningar, gemensam digital statusrapportering och löpande retroperspektiv. Propias projektledare höll samman projektmöten, rapporterade till styrgruppen och hade avstämningar med delprojekten i utförarverksamheten.

För att skapa samsyn, förståelse och gemensam riktning bland alla berörda parter arbetade vi fram ett tydligt och engagerande syfte och en inspirerande vision.

Riskanalysen visade att en av de stora utmaningarna med omställningen var bristande kommunikation. Propia gjorde en kartläggning över berörda målgrupper och kartlade deras behov och förutsättningar. Kartläggningen låg till grund i kommunikationsplanen och förändringskommunikationen som var viktig för att skapa förståelse för omställningen både hos medarbetare och medborgare.

Medarbetare och medborgare involverades löpande i arbetet för att fånga synpunkter, behov och förutsättningar och anpassa arbetet efter det.