Framtagande av ett enhetligt och digitalt arbetssätt

Behov av säkrare och smartare arbetssätt inom socialtjänsten

I samband med ett större projekt kring digital akt identifierades behov av samordnat och digitalt arbetssätt inom socialförvaltningen. Under 2021 startade arbetet upp för att ta fram och implementera en digital hantering av en processen för skyddsbedömning av barn och unga. Denna process är hårt tidsstyrd och inom 24 timmar ska en akut skyddsbedömning skett. En e-tjänstfunktion fanns på hemsidan men inkomna anmälningar hanterades övervägande manuellt. Innan översynen skrevs anmälningar ut, lades i plastfickor och förflyttades till berörda genom att springa mellan våningsplan. Inhämtade uppgifter kunde skrivas på separata lappar som lades i mappen.

Processkartläggning, förbättringsarbete samt implementeringsplan

Med hjälp av en tvärfunktionell arbetsgrupp påbörjades arbetet med att definiera processens avgränsning, nuläge och önskat framtida läge samt att involvera hela arbetsgruppen. Vanan att arbeta med förbättringsarbete på detta vis var låg bland berörda medarbetare och kontinuerliga avstämningar skedde. Under hela tiden fanns kompetensutvecklingsinslag med, dels för att höja den generella kunskapsnivån om processer och förbättringsarbete dels för att skapa ett gemensamt språk. Det önskade framtida läget ritades upp i processverktyget QPR och kompletterades med text för respektive steg i en processdokumentation.  Processdokumentationen har varit grunden för att upptäcka felaktigheter och justera arbetssättet.

En implementeringsplan arbetades fram för veckorna innan själva testveckan och efter testveckan och innehåll både informationsinsatser, test i skyddad miljö och riskanalys. Vägen till att implementera ett nytt arbetssätt som utgår från digital hantering innebar återkommande avstämningar med arbetsgruppen, jurister, berörda chefer. Parallellt med processkartläggningen anpassades organisationsstrukturen där flertalet av funktionerna inom processen samlats under en och samma chef.

Enhetligt, effektivt och säkert arbete

Ett år efter implementeringen av det nya arbetssättet märks effekterna av utvecklingsarbetet tydligt, bland annat i form av i det närmaste fullständig avsaknad av avvikelser kopplat till hanteringen.

Processen sköts numera i stort sett helt digitalt vilket frigjort resurser till andra arbetsuppgifter och det blir markant färre utskrifter. De tidigare olika vägarna in (fax, telefon, e-tjänst, besök, egen kännedom) finns alla kvar, men sker snabbt utifrån ett enhetligt hanterande.

Utbildningsnivån har höjts hos medarbetare som tar emot anmälan vilket innebär ett förändrat arbetssätt där bedömning görs tidigare.